Datenschutzerklärung

Version: 1 · Zuletzt geändert: 2026-05-17 · Gültig ab: 2026-05-17

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die über die Tavuni-Plattform verarbeitet werden, ist:

  • Tavuni BV (handelnd unter Tavuni)
  • Kastanjekouter 4, 3040 Huldenberg, Belgium
  • MwSt.: BE1039500597
  • Unternehmensnummer: 1039.500.597
  • Kontakt: hello@tavuni.com

Datenschutzbeauftragter

Bei allen Fragen zum Datenschutz können Sie sich wenden an:

Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten ausschließlich insoweit, wie es zur Bereitstellung der Plattform erforderlich ist:

  • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle, Passwort-Hash, MFA-Faktoren.
  • Nutzungsdaten: Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse, Sitzungsmetadaten, Audit-Log-Einträge, die mit Ihrem Konto verknüpft sind.
  • Abrechnungsdaten: Abonnementplan, Rechnungshistorie, Metadaten von Zahlungsmitteln (Ihre vollständige Kartennummer sehen wir nie — siehe den Unterauftragsverarbeiter Mollie weiter unten).
  • Support-Tickets: Nachrichten, Anhänge und Metadaten, die mit unserem Support-Team ausgetauscht werden.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Konto-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten verarbeiten wir auf Grundlage der Vertragserfüllung (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b). Audit-Log-Einträge verarbeiten wir zudem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Sicherheit der Plattform (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f). Marketingkommunikation verarbeiten wir, sofern zutreffend, auf Grundlage Ihrer Einwilligung (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a); Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Speicherfristen

Speicherfristen werden durch mandantenspezifische Richtlinien und den Aufbewahrungskatalog bestimmt. Konto- und Vertragsdaten speichern wir für die Dauer des Vertrags zuzüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, die für Rechnungen in Ihrer Rechtsordnung gilt (10 Jahre in Belgien). Audit-Log-Einträge folgen der mandantenspezifischen Aufbewahrungsrichtlinien-Tabelle; die Standardfrist beträgt 24 Monate. Sie können eine frühere Löschung verlangen, vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Pflichten (wie steuerlicher Archive).

Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Wir ziehen die folgenden Unterauftragsverarbeiter hinzu. Sie haben alle ihren Sitz in der EU/im EWR, mit Ausnahme von Apple und Google: Über sie laufen die Push-Benachrichtigungen an die mobile App (siehe Internationale Übermittlung).

  • Hetzner Online GmbH (DE, EU/EEA) — Infrastruktur: Server und Dateispeicher in Deutschland, verschlüsselte Backups in Finnland
    Datenkategorien: alle Plattformdaten
    Auftragsverarbeitungsvertrag
  • Lettermint (NL, EU/EEA) — Versand von Transaktions-E-Mails
    Datenkategorien: E-Mail-Adresse des Empfängers; Betreff der E-Mail; Inhalt der E-Mail
    Auftragsverarbeitungsvertrag
  • Mollie B.V. (NL, EU/EEA) — Zahlungsabwicklung für die Rechnungen von Tavuni
    Datenkategorien: Name des Zahlers; E-Mail-Adresse des Zahlers; Daten des Zahlungsmittels; Betrag der Transaktion
    Auftragsverarbeitungsvertrag
  • e-invoice.be (BE, EU/EEA) — Peppol-Access-Point: Versand und Empfang von E-Rechnungen
    Datenkategorien: Parteien und Adressen der Rechnung; Rechnungszeilen und Beträge
  • Mistral AI (FR, EU/EEA) — KI-Funktionen: Zusammenfassungen der Kundenkommunikation, Suche nach Unternehmensdaten, Assistent
    Datenkategorien: Text, Fotos oder Webseiteninhalte, die mit einer KI-Anfrage gesendet werden
  • Apple (Apple Push Notification service) (US, US) — Push-Benachrichtigungen an iOS-Geräte
    Datenkategorien: Gerätetoken; Titel und Text der Benachrichtigung
  • Google (Firebase Cloud Messaging) (US, US) — Push-Benachrichtigungen an Android-Geräte
    Datenkategorien: Gerätetoken; Titel und Text der Benachrichtigung

Internationale Übermittlung

Unsere Server und Dateien liegen bei Hetzner in Deutschland, unsere verschlüsselten Backups bei Hetzner in Finnland. Push-Benachrichtigungen an die mobile App laufen über Apple (iOS) und Google (Android), Unternehmen aus den Vereinigten Staaten. Eine Push-Benachrichtigung enthält das Gerätetoken und einen festen Text oder den Titel einer Nachricht; der Inhalt einer Nachricht verbleibt bei uns. Für Google gilt das EU-US Data Privacy Framework (Google LLC ist zertifiziert), ergänzt durch Standardvertragsklauseln. Apple nimmt an diesem Rahmen nicht teil; über Apple gehen daher nicht mehr als das Gerätetoken und dieser kurze Text. Sie erhalten Push-Benachrichtigungen nur, wenn Sie diese auf Ihrem Gerät zulassen.

Ihre Rechte

Nach Art. 15–22 DSGVO haben Sie das Recht auf:

  • Auskunft — eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern.
  • Berichtigung — unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren.
  • Löschung — Antrag auf Löschung, vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Pflichten.
  • Datenübertragbarkeit — Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
  • Einschränkung — unsere Verarbeitung einschränken, solange eine Streitigkeit geklärt wird.
  • Widerspruch — der Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses widersprechen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, wenden Sie sich an dpo@tavuni.com.

Beschwerden

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet haben, können Sie bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem Land Beschwerde einlegen. Für Einwohner Belgiens:

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